パワポを図解にするとき、見栄えのよい型から選ぶと、元の情報にない順序や因果を足してしまうことがあります。この記事では、社内説明資料を作る総務・企画担当に向けて、読み手が知りたいことから図の型を選び、表現の誤りを点検する方法を紹介します。
Roneoのスライドテンプレート
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伝えたい内容に合う型を選んで、あなたの資料に。
図を選ぶ前に、読み手の問いを一つにする
MicrosoftのSmartArt選択ガイドは、階層や集合関係など、情報の性質に応じた型を説明しています。まず図に載せたい単語ではなく、読み手が何を判断するかを書きます。
同じ原稿でも、答える問いが変われば適した図は変わります。3案のどれを選ぶかなら比較、全体の何が大きいかなら内訳、どの順に処理するかなら流れです。単語が3つあるという理由だけで、3つの円を重ねる必要はありません。
この記事は図の型を選ぶ段階に絞ります。すでにある箇条書きを短く整理して配置する手順は、箇条書きの図解化で扱っています。工作の手順図や一般用語の解説ではなく、業務資料の判断に使う図が対象です。
関係の意味から図の型を選ぶ
| 読み手の問い | 適した型 | 必要な情報 | 誤りやすい使い方 |
|---|---|---|---|
| どれを選ぶか | 比較表 | 同じ項目と判断条件 | 案ごとに項目を変える |
| 何から成り立つか | 階層・内訳図 | 親子の分類や計算式 | 同じ対象を重複させる |
| どの順に進むか | 工程・フロー図 | 開始、終了、分岐条件 | 単なる一覧を矢印で結ぶ |
| どこが重なるか | 集合図 | 各集合と交差の定義 | 協力関係を人数の重複とする |
| 何がつながるか | 関係図 | 主体、線の意味、向き | すべて同じ矢印にする |
時間の経過と、因果関係も別です。Aの後にBが起きたことしか分からないなら、AがBを引き起こしたと読める表現は避けます。根拠が足りない関係は、図形を追加する前に確認事項へ戻します。
3つの実図解で型の違いを見る
以下は架空企業の見本です。本文の記入例とは別の業務・数値を使っており、同じ内容を単に別デザインへ置き換えた3枚ではありません。
1．比較表は、同じ観点で選択肢を並べる
AOBA-488は、自社育成、保守会社提携、買収の3案を、同じ行で比較します。背景や事業像、費用、リスク、判定が対応し、前提と判断結果も区別されています。
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この図解のZIPを無料で受け取る →入力には、案ごとの同じ項目を用意します。A案は費用、B案は速さ、C案は品質だけを書くと、横に並んでいても比較になりません。不明な項目は未確認として残します。
この型を矢印でつなぐと、育成してから提携し、次に買収する順序に見えるおそれがあります。代替案を選ぶ問いなら、横並びの比較を保ちます。詳しい基準のそろえ方は比較表で確認できます。
2．階層図は、親子の関係を固定する
AOBA-108は、購買申請1件90分を担当側と作業に分けたツリーです。現在の内訳と目標、検証する優先候補を区別しています。
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この図解のZIPを無料で受け取る →この型では、子を足すと親になるのか、分類上の包含関係なのかを先に決めます。図が枝分かれしているだけでは、合計できるとは限りません。原因の仮説を分ける場合も、時間の足し算とは別のルールです。
見本の90分から60分は目標を含む設定です。30分の削減が実現した実績として写さないでください。数値分解と仮説の作り方はロジックツリーで詳しく扱います。
3．流れの図は、線の意味と境界を残す
AOBA-515は、計測、収集・転送、判定、通知・判断を4段で示し、その下に複数の段へまたがる打ち手を置いています。安全制御は分離するという制約も明示されています。
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この図解のZIPを無料で受け取る →入力するのは各段階の役割、受け渡す情報、対象外の接続です。読み手が何から何へ進むかを追えるため、情報の流れを説明する場面に向きます。
一方、担当の人数や案の優劣を比較する問いには、この図だけでは答えられません。追加の説明が必要なら、小さな補助表を添えるかページを分けます。線の交差を減らすために、必要な工程や例外を削らないようにします。
記入例：同じ受付業務を3つの問いで描く
架空の七葉事務が、社内の申請受付を見直す例です。申請1件は受付5分、内容確認8分、回答7分の計20分とし、月60件を扱う仮の設定です。画像内の90分の例とは別です。
| 問い | 選ぶ図と記入内容 | 避けたい図と理由 |
|---|---|---|
| どこに時間がかかるか | 内訳図に5分・8分・7分を置く | 円を重ねると同時作業のように見える |
| 誰がどの順に処理するか | 受付→確認→回答、担当と戻り条件 | 内訳図だけでは順序が伝わらない |
| 改善案のどちらを試すか | 入力項目見直し案と受付支援案の比較表 | 矢印で結ぶと両案を順に実施するように見える |
全体の工数を求めるなら、60件×20分÷60で月20時間です。時間の内訳を説明するだけなら、担当者の組織階層を足す必要はありません。反対に、確認を誰が承認するかが問いなら、時間の長さより権限の関係を優先します。
入力項目を変える案の効果が未確認なら、内容確認8分がすべて減ると描きません。現在の内訳と、試行で測る項目を分けます。一枚に全部を入れるより、会議で必要な問いから順にページを並べます。
型を選んだ後に整えること
- 見出しを、図から言える結論または問いにする。
- 同じ種類の箱は同じ表記・サイズにそろえる。
- 数量を表す大きさには尺度を、線には意味を付ける。
- 事実、見通し、仮説を凡例やラベルで分ける。
- 元の表へ戻り、数値・分類・接続を照合する。
Microsoftの整列操作は配置を整える際に使えます。ただし、数量を示す棒の長さまで均等にすると情報が変わります。位置やサイズが意味を持つ要素と、単なる装飾を分けて調整してください。
最後は図を見ていない人へ問いを伝え、図だけで判断材料を探せるかを確かめます。読みづらい箇所は文字を小さくする前に、情報のまとまりやページ分割を見直します。
図の修正依頼には、何を読み取りづらかったかを残します。色を増やす前に、対象名、関係の線、比較条件のどこで迷ったかを確認すると、次の更新でも同じ判断基準を使えます。
Claudeに渡す指示文
添付の原稿・データとRoneoの見本から、適した図解を提案してください。
読み手：[職種]／答えたい問い：[一つの問い]
元の情報と根拠：[内容]／確定・仮説・未確認：[区分]
比較、階層、流れ、関係から候補を選び、選定理由を説明してください。
不適切な型を一つ挙げ、どんな誤読が起きるかも示してください。
原稿にない順序・因果・数量を追加せず、足りない情報は質問にしてください。
選んだ型で、文字と図形を編集できる16:9のPPTXにしてください。
テンプレートは、Claudeで再現するためのプロンプトZIPで提供します。完成したPowerPointファイルの配布ではありません。