業務改善提案書では、「ツールを導入する」「作業を自動化する」より先に、困っている業務と測定した事実を示します。改善策がどこに効き、どの条件で効果を確かめるのかが分かると、試行する範囲を決めやすくなります。図解見本を使って、提案の組み立て方を説明します。
Roneoのスライドテンプレート
この図解、メールアドレスだけで使えます。
伝えたい内容に合う型を選んで、あなたの資料に。
業務改善提案書は、現状から効果までを切らずにつなぐ
「申請処理が遅い」には、入力に時間がかかる、承認待ちが長い、差戻しが多いなど、違う問題が含まれます。すべてを「効率が悪い」でまとめると、打ち手と評価方法が曖昧になります。
最初に対象を「購入申請の受付から発注まで」のように区切り、何を1件と数えるかを固定します。次に、現状の指標、原因の仮説、改善策、試行後の判定を順番につなぎます。
提案書の中心は、改善を実施する理由と条件です。担当別の処理順を詳しく描く場合は業務フロー図、同じ項目で前後を見せる場合はビフォーアフターの図解を併用します。
現状の数値は、分母・期間・測定方法まで書く
| 指標 | 何を測るか | 混同しやすいこと |
|---|---|---|
| 作業時間 | 担当者が手を動かした時間 | 承認待ちや休日を含む経過時間とは別 |
| リードタイム | 開始から完了までの時間 | 営業日か暦日かをそろえる |
| 差戻し率 | 差戻しのあった申請÷対象申請 | 同じ申請の複数回差戻しをどう数えるか |
| 処理件数 | 同じ期間に処理した対象件数 | 受付件数と完了件数を混ぜない |
| 費用 | 追加支出・運用費・社内稼働 | 工数の減少がそのまま現金削減になるとは限らない |
改善前の記録がなければ、まず測定する提案でも構いません。対象の偏りがある数件だけの測定から年間効果を断定せず、どの業務・担当・繁忙期を含めたかを残します。
提案の根拠を示す3つの図解テンプレート
見本は架空企業のモデルです。図中の現状、目標、実績設定の違いを確認し、自社の測定値へ置き換えて使ってください。
1．指標と差分から、改善する対象を絞る
AOBA-175は、指標の定義・期間・単位・計画・実績設定・担当アクションを1つの表にまとめます。同じページに工程別の時間を置き、全体の問題と個別の作業を対応させています。
このテンプレートを、自分の資料に。
この図解のZIPを無料で受け取る →この見本では現状90分、目標60分という改善モデルと、途中段階の実績設定75分が別にあります。90→60をすでに達成した結果として書き換えないことが大切です。自分の資料でも「基準となる現状」「目標」「直近実測」を分けます。
指標が多いときほど、すべてを同じ強さで強調しないようにします。今回判断する改善策に直接つながる指標を主役にし、品質や安全など悪化させてはいけない条件も併記します。
2．原因と打ち手、担当を対応させる
AOBA-392は、工数と経過時間の2区分に対して、必須項目の統一・転記の連携・代理承認などを割り当てた型です。「システム化」という大きな言葉を、どこを変える施策なのかへ分解できます。
このテンプレートを、自分の資料に。
この図解のZIPを無料で受け取る →課題ごとに、原因の根拠、変える作業、担当、確認する指標を用意します。同じ効果が複数の施策に重なっている場合は、施策別の削減時間を単純合計しません。例えば入力の統一と自動転記が同じ転記ミスを減らすなら、合わせた状態で効果を測ります。
原因が未確認の箇所は「仮説」と表示します。担当者の注意不足と決めつけず、入力欄・ルール・受け渡しのどこでエラーが生じたかを確かめてから対策を置きます。
3．効果の計算式と仮定を残す
AOBA-317は、1件の削減時間と年間件数から年間の削減余力を計算し、投資の内訳を別の枝で示します。読み手が計算をたどれるため、件数や前提を変えて確かめやすくなります。
このテンプレートを、自分の資料に。
この図解のZIPを無料で受け取る →見本の2,400時間は、30分×4,800件÷60というモデル上の値です。実際に減った時間や、現金支出の削減を示すものではありません。効果を金額に換算する場合も、換算値と実際に減る支出を分けて記載します。
全件に同じ施策を適用できないなら、適用可能な件数で計算します。例外処理や移行期間、保守に必要な追加作業を無視しないことも必要です。
記入例：問い合わせ受付の二重入力を減らす
以下は計算方法を説明するための仮例です。実際の効果測定結果ではありません。
対象は月200件の受付で、1件あたり入力に12分かかると仮定します。改善後の目標を8分とすると、月の削減余力は「200件×4分÷60＝約13.3時間」です。
ただし、形式の違う問い合わせ60件を今回の対象外とするなら、適用対象は140件です。試算は「140件×4分÷60＝約9.3時間」へ変わります。さらに新しい確認作業が月2時間増えるなら、差し引きは約7.3時間です。全200件へ効果をかけた13.3時間のまま提出しないようにします。
| 提案の要素 | 記入例 |
|---|---|
| 対象 | 定型フォームで受け付ける月140件 |
| 原因仮説 | 同じ情報を受付台帳と回答管理表へ転記している |
| 改善策 | 共通IDを使い、転記する項目を連携する |
| 担当 | 受付責任者が項目を定義し、情報システム担当が設定する |
| 試行の確認 | 作業時間、転記誤り、確認作業の増加を記録する |
| 継続条件 | 時間の減少と品質条件を満たすこと。基準は試行前に合意する |
試行から定着までを提案に含める
- 現状を測る：対象と測定方法を固定し、例外も記録する。
- 小さい範囲で試す：1部署や1種類の処理から始める。
- 前後の条件を照合する：件数・難易度・担当経験の違いを確認する。
- 追加負担も測る：設定変更、監視、問合せ対応の作業を含める。
- 継続を判断する：目標未達の場合は修正・縮小・中止を選べるようにする。
- 運用へ引き渡す：手順、教育、例外対応、見直し担当を残す。
短期間の試行で良い数字が出ても、繁忙期や担当変更後に同じ結果になるとは限りません。提案書の結論は「全社で必ず削減できる」ではなく、試行結果と残る条件に合わせた表現にします。
Claudeに改善提案を図解してもらう指示文
添付の業務記録とRoneoのテンプレートを使い、業務改善提案書を作ってください。
対象業務・開始と終了：[対象範囲]
現状値・測定期間・件数：[データ]
原因の根拠と仮説：[確認済み／未確認を区別]
改善策と担当：[変える作業と責任者]
工数とリードタイム、目標と実績を分けてください。
適用対象だけで効果を計算し、単位と式を表示してください。
追加作業と重複する効果を確認してください。
工数換算額を現金支出の削減と表現しないでください。
試行の判定条件と定着担当を含め、編集可能な16:9のPPTXにしてください。
テンプレートは、Claudeで再現するためのプロンプトZIPで提供します。完成したPowerPointファイルの配布ではありません。