経営会議資料の作り方｜現況・論点・決定事項を分ける構成と記入例

経営会議資料に部門の数値を集めても、何を判断してほしいかが書かれていなければ、説明だけで時間を使ってしまいます。この記事では、従業員50人前後の会社の管理職や経営企画担当に向けて、月次の現況から論点、今回の決定、次回の確認へつなぐ構成を紹介します。

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報告・審議・決定を先に分ける

この記事では、社内の定例経営会議で使う業務資料を扱います。取締役会議事録の法定要件を説明する記事ではありません。まず議題ごとに、共有して終える報告、選択肢を検討する審議、承認を求める決定のどれかを明記します。

今回決めることを、冒頭に一文で置く構成を勧めます。たとえば採用について相談するではなく、来月の補助要員2名・費用上限24万円を承認してほしいと書けば、必要な材料が定まります。

年間の計画づくりは事業計画書、個別施策の起案はパワポ企画書に分けます。会議資料には、その時点で変わった条件と判断に必要な部分を抜き出します。

月次会議資料の基本構成

指標には、単位、集計期間、締切日、確認状態を付けます。速報と確定値を混ぜると差異の説明が変わるため、後から数値を更新した場合は更新箇所も残します。会議の直前に根拠表へ戻れるようにしておきます。

会議の判断を支える3つの実図解

以下は架空企業の設定です。決定したように書かれた見本も、実在企業の決裁記録ではありません。数字や状態を自社の確認済み情報へ置き換えて使います。

1．現況と差異、担当の確認をつなぐ

AOBA-223は、左に期間ごとの売上・利益、右に累計の計画差異と担当アクションを置いた図です。M1〜M6は架空の実績設定、M7〜M12は見通しとして区別されています。

入力するのは、同じ期間の計画と実績、差異の内訳、確認担当です。見本の売上差異は、ポンプ初期機器の減少、制御盤の追加受注、保守開始遅れの3件に分けて表示されています。

増減を並べるだけで原因を確定したことにはなりません。出荷条件や開始時期などの確認事項を付け、売上が増えていることと計画を達成していることを分けます。年度の月番号と導入からの相対月も混同しないでください。

2．本日の決定と、将来の判断を切り離す

AOBA-196は、本日決定、判断材料、未確定の3区画を並べた図です。試行160万円への着手と、展開320万円の可否を別の判断にしています。

この型には、今承認する範囲と、次回までに集める材料が必要です。試行を認めても、その後の展開まで承認したことにならないよう、金額、期間、対象を明記します。

保留する条件にも担当者と期限を付けます。資料に検討中とだけ残すと、次回何を確認するかが決まりません。承認依頼の原稿と、実際に会議で決まった内容は区別して保存します。

3．決定・確認済み・継続検討を記録する

AOBA-546は、議題ごとの結果を決定、済、検討中で分けています。右側の将来シナリオは仮の成長率を置いた計算で、売上予測が確定したことを示しません。

会議後の整理に使うなら、決定事項の要点、条件、担当、期限を用意します。計画の前提を採用したことと、その前提を実現できることを同一視しないでください。

確認済みの議題も、どの資料を確認したかを残します。次回に条件が変わった際、決定を見直す必要があるか判断しやすくなります。議事の長い逐語記録を一枚に押し込む用途には向きません。

記入例：月次の処理遅延に対する判断

架空の青麦運営、従業員48人の会社が、申込処理の遅れを確認する場面です。画像内の数値とは別の設定で、改善実績を主張するものではありません。

95%を目指すなら、同じ500件で期限内完了は475件必要です。差は50件ですが、補助要員が処理できる件数を確認せず、必ず目標に届くと説明しません。確認待ちの45件が人員不足によるかも、別に調べます。

選択肢として、補助要員の試行、受付条件の見直し、当月は調査だけ行う案を並べます。各案で費用と着手日、期待する変化、未確認事項をそろえ、推奨する理由を説明します。

会議後は、24万円の承認依頼を出しただけなのか、上限や期間を変更して承認されたのかを記録します。判断できなかった場合は、必要な追加材料と次回の判断日を残します。

提出前と会議後の確認項目

1. 当月と累計、実績と見通し、計画と目標を分けたか。
2. 比率の差を%とポイントで取り違えていないか。
3. 差異の内訳が元の表と一致し、原因の仮説と区別されているか。
4. 今回の承認範囲と対象外が一文で読めるか。
5. 会議後に決定・保留・追加確認の状態を更新したか。

発表用のスライドには判断の要点を置き、細かな集計表は参照先として分けます。質問が出たときに根拠へ戻れれば、説明のために全データを小さい字で詰める必要はありません。更新日と作成担当を資料全体でそろえてください。

次回の資料には前回の決定と実施状況を対応させます。未着手の場合も空欄にせず、条件待ち、担当調整、再審議などの理由を書き、今回判断が必要かを明らかにします。

Claudeに渡す指示文

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添付の月次データとRoneoの見本で経営会議資料を作ってください。
会議日・集計締切：[日付]／議題区分：[報告・審議・決定]
現況・比較基準・差異：[数値と単位]
今回求める判断：[対象、金額、期間、責任者]
当月と累計、実績と見通し、事実と原因仮説を分けてください。
代替案と未確認事項を示し、将来の承認を今回の決定に含めないでください。
会議前は依頼として書き、決裁済みと創作しないでください。
文字と図形を編集できる16:9のPPTXにしてください。

会議の判断材料となる毎月の数値は、月次報告資料で当月・累計・予実差をそろえます。

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